Коммуникации в менеджменте

Реферат
Содержание скрыть

характеристики управленческой информации :

  • объем);

достоверность;

  • стоимость;
  • насыщенность;
  • открытость;
  • ценность.

Среди качественных характеристик объёма информации выделяют избыточность, достаточность и недостаточность.

избыточность

недостаток

  • засекречивание (обоснованное или необоснованное) части необходимых сведений;
  • стремление отдельных лиц или организаций монопольно обладать информацией для повышения своего социаль­ного и материального статуса.

Выход должен быть в демократизации информационных процессов, то есть в широком доступе к интересующей информа­ции через различные каналы всех заинтересованных лиц.

Достаточный

Современные руководители постоянно решают нелегкую для себя задачу: какую информацию и в каком объеме следует давать тому или иному работнику?

Достоверность, Стоимость, Насыщенность, Открытость

секретная (государственная тайна)

конфиденциальная (для служебного пользования)

публичная (открытая)

Ценность информации это соответствие ценностным ориентирам деятельности человека или организации.

Какая информация нужна организации?

Важно различать данные и информацию.

Откуда появляется информация в организации? .

шесть основных способов выработки информации :

самонаблюдение

взаимодействие

сообщение

  • анализ – это выработка информации путем количественных моделей и методов принятия решений;

оценка собственного поведения

образование и опыт

необходимо учитывать, что ко всем информационным источникам приложил руку человек.

Для того чтобы факты не превращались в суждения, а отвечали характеристикам управленческой информации, необходимо данные обрабатывать непосредственно в месте возникновения. А для этого необходимо определить перечень источников, поставляющих данные для управленческой информации.

Итак, необходимые факты для разработки управленческих решений получаем из данных . А суждения являются результатом анализа специалистов и менеджеров и оформляются в виде выводов с закреплением авторства.

1.3. Коммуникативные свойства информации

коммуникативными свойствами.

заданной траектории

32 стр., 15638 слов

Управление персоналом в системе менеджмента организации

... управления персоналом Управление персоналом Область знаний Уровень процессов Коммуникационные процессы Социальные конфликты. Пути оптимизации управленческих отношений Мотивация и контроль Сотрудники как члены группы Уровень организации ... и другое определение управления персонала. Под ним понимается совокупность видов деятельности в области управления, как отдельными менеджерами, так и управленческим ...

целенаправленное движение в организации.

2. ИНТЕГРИРУЮЩАЯ РОЛЬ КОММУНИКАЦИИ

2.1. Понятие коммуникации. Язык

коммуникация

Коммуникация выполняет жизнеобеспечивающую роль не только для каждого отдельного человека, но и в организации.

По преданию одного из африканских племен, бог при сотворении обитателей континента создал сначала барабанщика, и потом только охотника и кузнеца. Мудрый африканский бог понимал: племя выживет не столько благодаря меткому охотнику или ловкому кузнецу, сколько при наличии умелого барабанщика, который в минуту опасности мгновенно соберет соплеменников. Такую же функцию «коллективного организатора» выполнял вечевой колокол на Руси.

Один из руководителей американской фирмы «Сирс», сумевший увеличить объем продаж с 5 до 15 млрд. долл. в год, так объяснил свою причину успеха: «Много лет назад мы поняли, что существует только один способ расширить дело – улучшить коммуникацию».

информационных каналов,

Специфичность взаимодействия людей в процессе их жизнедеятельности состоит в использовании языка (животные тоже обладают звуковыми и двигательными средствами обмена информацией, однако взаимодействие между ними ученые называют «биологически целесообразным совместным поведением, направленным на адаптацию к среде»).

Язык является важнейшим средством человеческого общения.

Пример:

Главная цель коммуникации – обмен информацией различного рода.

Используя язык, менеджер устанавливает контакт с клиентами и подчиненными, мотивирует на выполнение тех или иных действий, выражает свое отношение.

С помощью профессионального языка менеджер осуществляет управленческое воздействие и взаимодействует с персоналом.

2.2. Два аспекта коммуникации

Коммуникации являются не только необходимым условием и следствием всякой деятельности – они отражают одну из ценностей человека. Не случайно говорят, что самой большой ценностью человека в жизни является общение. Циркулирующая в обществе информация, к созданию которой приложил руку человек, называется социальной. Источником социальной информации является человеческая деятельность.

Р. Акоффа

информирующего

инструктирующего

мотивирующего

Очевидно, что множество сообщений содержат в себе признаки каждого из этих трех типов.

Коммуникации проявляются, главным образом, в наличии информационных связей. Если они нарушены или их нет вообще, нет и не может быть коммуникации .

Информация – это необходимое условие коммуникаций,

информационный

При формировании и управлении коммуникациями необходимо определить, к какому виду относятся коммуникации.

2.3. Виды коммуникаций

интересов,

социально-психологического, организационного

Внешние коммуникации

разнообразными средствами для коммуникаций

Внутренние коммуникации, Одноканальные и многоканальные коммуникации., Коммуникации могут быть устойчивыми и неустойчивыми.

Конечно, понятие устойчивости коммуникаций носит условный характер. Но каждый менеджер знает, какие связи ему мешают в работе и какие способствуют, какие устойчиво мешают, а какие могут быстро и безболезненно исчезнуть.

12 стр., 5790 слов

Документ в системе социальных коммуникаций

... документальной коммуникации. Таким образом, объект исследования – социальная коммуникация. Предмет – документ в этой коммуникации. Документ - это материальный объект, на котором закреплена информация в ... подводит итог предпринятому А.В. Соколов комплексно рассмотрел систему социальной информационной коммуникации, в процессе которой он использовал самые разные методологические подходы: информационный, ...

Коммуникации формальные и неформальные. Канал неформальныхкоммуникаций можно назвать каналом распространения слухов. Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа «только между нами». В этом случае доверенным лицом выступает обычно секретарь или ассистент: известно, что во время неформального общения после работы или в перерывах, в «курилках», секретари часто обмениваются информацией, особенно, когда речь идет о вопросах, касающихся изменения внутрифирменной организации деятельности или перемещениях в штате. Исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, то есть слухи, чаще оказывается точной; 80-99% слухов точны в отношении непротиворечивой информации о самой компании. Уровень точности, как правило, меньше, когда речь идет о личной или о сильно эмоционально окрашенной информации. Кроме того, независимо от точности все свидетельствует в пользу влиятельности слухов, будь их воздействие положительным или отрицательным.

Формальные коммуникации

ситуационными

2.4. Элементы коммуникации

Согласно М.Х. Мескону [15], основная цель коммуникационного процесса обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, то есть сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление об элементах и этапах процесса.

В процессе обмена информации можно выделить четыре базовых элемента:

отправитель

сообщение

  • канал – средство передачи информации;

получатель

несколько взаимосвязанных этапов

В практике менеджмента разработаны специальные формы деловых коммуникаций , успешное использование которых позволяет повысить качество и продуктивность деловых коммуникаций. К специальным формам можно отнести беседы, телефонные разговоры, совещания, переговоры, конференции.

3. КоММУНИКАЦИОННЫЙ ПРОЦЕСС

коммуникационные

3.1. Понятие коммуникационного процесса и его этапы

руководитель от 50 до 90% всего времени тратит на коммуникации

Коммуникационный процесс – это последовательность действий при общении людей .

В результате этого процесса происходит продвижение информации по следующим этапам:

  • зарождение идеи ;
  • кодирование и выбор канала ;
  • передача ;
  • декодирование ;
  • обратная связь и помехи.

Мы проанализируем эти этапы, чтобы показать, какие проблемы могут возникать в разных точках коммуникационного процесса.

Зарождение идеи.

Очень важно правильно и тщательно сформулировать свою идею, сделать ее конкретнее, с тем, чтобы она стала интересной и притягательной для получателя. Важно помнить, что идея еще не трансформирована в слова или не приобрела другой формы, в которой она послужит обмену информацией. Отправитель решил только, что именно он хочет сделать предметом обмена информацией. Чтобы осуществить обмен эффективно, он должен принять в расчет множество факторов.

2 стр., 972 слов

Особенности организации и управления педагогическим процессом

... формы организации педагогического процесса. В третьей главе рассматривается структура педагогического процесса. 1. Сущность и компоненты педагогического процесса Педагогический процесс это целостный процесс, который подразумевает единение воспитания и обучения. Педагогический процесс также обозначают как учебно-воспитательный процесс. Для эффективного управления педагогическим процессом ...

Кодирование и выбор канала.

канал, совместимый с типом символов,

Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом.

Передача.

Вербальная коммуникация

невербальной коммуникации

Хотя речь является универсальным средством общения, она приобретает значение только в совокупности с использование невербальных символов для трансляции сообщений. Проведенные исследования показывают, что 55% сообщений воспринимается через выражение лица, позы и жестов, а 38% – через интонацию и модуляции голоса. Это говорит о важности необходимости изучения невербальных сигналов.

Декодирование., Обратная связь.

3.2. Коммуникативные навыки

Качество коммуникации зависит от коммуникативных навыков участников процесса . Рассмотрим эти навыки.

Слушание.

нейтральное слушание .

оборонительное слушание .

«вежливое» слушание .

селективное слушание .

активного слушания

2. Речь. Навыки устной речи особенно важны для менеджера. Именно на них основано умение убеждать собеседника и оказывать на него влияние. Между тем, многие менеджеры испытывают затруднения при ведении беседы, выступлении на совещании или при проведении презентации. Как научиться хорошо говорить?

3. Чтение. Менеджеру часто приходится знакомиться с множеством документов: письмами, служебными записками, аналитическими обзорами и т. д. Неумение эффективно работать с ними может приводить к перегрузке и вызывать стресс нехватки времени. Одним из решений проблемы является освоение техники быстрого чтения. Однако для этого требуется либо окончить соответствующие курсы, либо попытаться овладеть техникой быстрого чтения самостоятельно.

Систематическое использование данной схемы позволит менеджеру существенно сократить время работы с документами и избавиться от кипы непрочитанных писем и сообщений.

Письмо. Деловая переписка ., Невербальные коммуникации

язык телодвижений

зрительный контакт;

  • параметры голоса;
  • внешность.

Человек, всерьез задумавшийся об улучшении навыков коммуникаций, должен овладеть искусством управления своими невербальными сигналами и чтения сигналов собеседника. Это тем более важно, что исследования показывают, что невербальные элементы составляют более половины при межличностном общении.

3.3. Коммуникационные барьеры

При обмене информацией могут возникать специфические коммуникативные барьеры . Они существуют как на уровне межличностных, так и на уровне организационных коммуникаций.

9 стр., 4254 слов

Эффективные способы слушания и говорения в межличностном общении

... исследований. Здесь мы познакомились с концепцией общения, межличностного общения, потребностью человека в общении, языком и речью как средством общения. В главе 2 мы изучили структуру ... коммуникация успешна, должно произойти какое-то изменение в восприятии мира человеком, которому она адресована» [13, с. 209] Кроме того, общение предполагает конец, и, следовательно, содержание сообщения ...

Межличностные барьеры.

1) барьерах восприятия;

2) семантический барьерах;

3) невербальных преградах;

4) плохой обратной связи;

Восприятие, Семантические барьеры.

вербальных символов – слов.

Невербальные преграды.

Во многих случаях то, как мы говорим, важнее слов, которые мы произносим.

Плохая обратная связь., Неумение слушать.

Организационные барьеры.

Искажение сообщений

  • несознательное искажение происходит из-за межличностных барьеров;
  • сознательное искажение может происходить, когда кто-то, несогласный с сообщением, модифицирует сообщение так, чтобы изменение смысла происходило в его интересах;
  • фильтрация происходит по мере движения сообщений вверх, вниз или с уровня на уровень организации или отдела.

Фильтрация необходима для того, чтобы с одного какого-то уровня на другой уровень или отдела направлялись только те сообщения, которые его касаются. Для этого их приходится суммировать и упрощать, акцентировать одни и отсеивать другие перед отправкой. Такой отбор и может стать причиной искажения содержания или непопадания важной информации в нужный сектор организации;

— сообщения, направляемые наверх, могут искажаться в силу несовпадения статусов уровней организации. Иногда возникает тенденция снабжать руководителей высшего звена только положительно воспринимаемой информацией, что может привести к несвоевременному реагированию руководителя на возникшую или возникающую проблему. Кроме того, причиной ухудшения информации может быть повышенное внимание руководителей среднего звена к сообщениям с верхних этажей власти по сравнению с информацией от подчиненных.

Информационные перегрузки., Неудовлетворительная структура организации.

4. РАЗВИТИЕ КоММУНИКАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ, В МЕНЕДЖМЕНТЕ, Объемы информации,

4.1. Современные средства коммуникации в менеджменте

компьютерных сетей

Современные средства коммуникации, которые могут использовать организации:

электронная почта,

голосовая почта,

  • факс,

телеконференция,

видеоконференция,

электронный обмен данными,

интрасети, или внутренние сети.

4.2. Влияние информационных технологий на организацию рабочих мест

Рассмотрим, как информационные технологии повлияли на организацию рабочих мест в современных организациях .

Общение и обмен информацией меду персоналом организации больше не ограничены временем или

Уничтожение физических и пространственных ограничений означает, что структура современной организации должна не только поддерживать, но и способствовать движению информационных потоков с высокой скоростью. Благодаря этому появились новейшие организационные схемы виртуальных организаций, обучающих организаций, организации без границ и пр.

Благодаря развитию информационных технологий в организации появляются новые профессии – так, например, «читатель электронной почты».

22 стр., 10530 слов

Социально-психологические методы управления как условие повышения ...

... Шпалинского и других. Цель данной курсовой работы состоит в том, чтобы изучить степень влияния использования социально-психологических методов управления на повышение эффективности функционирования коммерческой организации и определить сущность таких ...

Профессия: читатель электронной почты.

Такого рода контроль – со штатными или без них – осуществляется в 48% крупных компаний. В целом же содержанием исходящей электронной почты в той или иной мере обеспокоены от 71% до 76% корпораций, работающих в сфере информационных технологий. Причём руководителей 64% компаний, помимо тайн, волнует распространение порно и непристойных шуток.

Электронная почта вообще вызывает много нареканий. Как выяснили по результатам опроса представители IT-компаний исследователи из «Message Labs», 60% фирм готовы отказаться от ее использования, если ситуация с распространением вирусов и спама не изменится в лучшую сторону. Остальные 40% признали, что испытывают «волнение» в связи с угрозами их бизнесу, так или иначе исходящими от электронной почты. Только 29% опрошенных выразили какой-то оптимизм по этому поводу. Надежда только на то, что e-mail через какое-то время безнадежно устареет и сольется с другими видами коммуникаций, вроде беспроводной и мгновенной передачи данных.

Новые информационные технологии позволяют создать виртуальные рабочие места . При такой организации используются огромные офисные помещения, оснащенные передвижной мебелью, переносными телефонами и портативными компьютерами.

телеработы,

Совершенствование информационных технологий может как повысить эффективность коммуникаций, так и снизить ее.

правил эффективной коммуникации:

1. Определите, какая информация является срочной.

2. Какая информация должна копироваться или переадресовываться и кому.

3. Кому и какая информация должна поступать.

4. Установите периодичность уничтожения электронных и других документов.

5. Определите сроки ответа на каждый вид коммуникации.

6. Не превышайте установленный максимальный объем сообщений.

7. Выработайте правила проведения совещания.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ, Информация является технологической основой менеджмента., Коммуникация имеет, Коммуникационный процесс, Коммуникативные навыки

Эффективность коммуникационного процесса зависит от того, учитывает ли менеджер в коммуникационном процессе имеющиеся барьеры. Коммуникационные барьеры делятся на межличностные и организационные.

новых технологий

Литература, Гойхман О.Я., Надеина Т.М., Данкел Ж., Э. Парнхэм Э., Зарецкая Е.Н., Зверинцев А.Б., Коротков Э.М. и др., Ниренберг Дж., Почепцов Г., Романов А.А., Робинс С.П., Коултер М.

Сопер П.Л.

Филонович С.Р., Фрюминг Р., Лаком Ж., Веснин В.Р., Гринберг Д., Бейрон Р., Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф.

17. «Секрет фирмы», 2004, № 30-31, с. 66.