II. Принципы и правила проведения деловой беседы.
III. Использование в деловой беседе некоторых коммуникативных навыков:
- а) навыка активного слушания;
- б) навыка составления вопросов и их постановки перед собеседником.
I. ПОДГОТОВКА К ДЕЛОВОЙ БЕСЕДЕ
Делов
ая беседа, несомненно, является одним из наиболее часто используемых видов коммуникативного взаимодействия в управленческом общении. Существует несколько основных видов деловых бесед, и каждый из них имеет свои особенности. Назовем эти виды:
Þ беседа при приеме на работу,
Þ беседа при увольнении,
Þ беседа с работником (работниками) о результатах труда,
Þ беседа при консультировании (делегировании),
Þ деловые переговоры.
Каждый из видов имеет собственный психологический «сценарий» проведения, цель и назначение. Однако все они являются разновидностями коммуникативного взаимодействия, и потому существуют некоторые общие принципы и правила их организации и проведения. Раскроем их.
Безусловно, быть готовым к деловой беседе лучше, чем быть к ней не готовым. Готовность к деловой беседе, даже если эта беседа имеет оперативный характер, дает вам психологическое преимущество. При этом, чем меньше времени занимает сама беседа, тем важнее обеспечить это психологическое преимущество. К сожалению, столь очевидная вещь на практике, в реальном менеджменте часто игнорируется. И напрасно! Если мы хотим, чтобы деловая беседа стала формой управленческого общения, взаимодействием (и взаимодействием эффективным!), мы ни в коем случае не должны игнорировать ее подготовительный этап. Время, потраченное на подготовку к беседе, никогда не бывает потраченным зря.
Предлагаемые ниже вопросы позволят вам подготовиться к деловой беседе, потратив на это минимум времени (но не меньше и не больше, чем необходимо).
ВОПРОСЫ ДЛЯ ПОДГОТОВКИ К ДЕЛОВОЙ БЕСЕДЕ
результат?)
2.Как можно будет оценить этот результат? Как вы узнаете, достигли вы желаемого или нет?
3.Какими могут быть цели и мотивы вашего собеседника?
4.Какие средства вы имеете для достижения поставленной цели?
5.Какую позицию по отношению к собеседнику вы займете в ходе беседы? Будет ли она оптимальной для достижения цели?
Этика проведения телефонных разговоров, деловой переписки
... вида общения и влияние стоимости минуты телефонного разговора на специфику его текстовой организации.При обычном внутригородском общении временной регламент делового телефонного разговора ограничивает продолжительность: информативной беседы - 1 мин - 1 мин 15 с; беседы, целью ...
6.Как, какими средствами вы донесете до собеседника свою позицию?
7.Как, с помощью каких средств вы узнаете установки и позицию партнера по общению?
8.С какими коммуникативными барьерами можете столкнуться?
9.Как подстраховать себя и снизить вероятность проявления этих барьеров?
10.Если в ходе беседы возникнут противоречия, как вы их будете снимать?
11.Если собеседник вам неприятен, как вы настройте себя на терпимость к нему?
12.Какие способы психологического воздействия вы будете применять?
13.Какую аргументацию предложите собеседнику?
14.Что вы будете делать, если возникнет конфронтация, партнер прибегнет к манипуляции или использует нечестные приемы?
15.Как обеспечите согласование мнений?
16.Насколько (в какой степени) будете раскрывать свою позицию?
17.Как вы будете управлять атмосферой разговора?
18.Как вы будете управлять собой, если партнер своими репликами (или поведением) вызовет у вас раздражение?
19.Каковы интересы вашего партнера?
20. Чего ни в коем случае нельзя допускать в этой беседе? Конечно, при подготовке к беседе далеко не всегда можно дать ответы на все поставленные вопросы. Но это и не обязательно. Ответьте хотя бы на те из них, на которые можете, и это даст вам некоторые психологические «козыри»:
- а) вы будете психологически настроены на деловую беседу;
- б) вы заранее будете знать возможные слабые места вашего собеседника (и свои собственные).
II. ПРИНЦИПЫ ПРОВЕДЕНИЯ ДЕЛОВОЙ БЕСЕДЫ
Психологическая подготовка к деловой беседе и настрой на партнера — дело очень важное, но не решающее. Результат зависит от вашей подготовленности, но определяется тем, как вы построите сам разговор. Для того чтобы не совершать очевидных ошибок в построении беседы, психологи предлагают воспользоваться следующими основными принципами.
1. Рациональность. В ходе беседы необходимо вести себя сдержанно, даже в том случае, если партнер проявляет эмоции. Почему? Во-первых, неконтролируемые эмоции всегда отрицательно сказываются на решении. Вo-вторых, существует психологическое правило, которое гласит: «В дискуссии побеждает тот, кто более спокоен». Спокойствие и рациональность — лучший ответ на всплеск эмоций со стороны партнера.
2.Понимание. Постарайтесь понять собеседника. Ведь он пытается объяснить вам свою позицию, довести до вас свое мнение. Но из-за вашего невнимания к его точке зрения не может достичь цели. А это вызывает раздражение и может привести к тому, что собеседник не поймет вашу позицию. Помните: прежде чем влиять на позицию партнера по общению (а изменить ее в нужном направлении — ваша цель!), следует ее понять.
3.Внимание. Установлено, что в процессе беседы уровень концентрации внимания колеблется. И это происходит даже тогда, когда отсутствуют отвлекающие факторы. Концентрация и внимание на протяжении беседы неодинаковы. Психика человека устроена таким образом, что в процессе получения информации ему время от времени требуются перерывы. В эти моменты внимание непроизвольно рассеивается, и ваш собеседник на несколько минут как бы «выпадает», выключается из разговора. В такие моменты следует вербально или невербально привлечь его внимание, восстановить разорванный контакт. Лучший способ для этого — задать вопрос: «Вы меня слушаете?»
Деловые совещания
... русло. В процессе проведения делового совещания очень важно контролировать его ход. Для этого руководителю следует: 1. Оставаться на нейтральных позициях. Это положительно воздействует на ... даты и времени начала, состава участников, примерного расписания работы. Поскольку деловое совещание предполагает свободную дискуссию, необходимо прежде всего подобрать диспутантов, т.е. достаточно ...
4.Достоверность. В беседе не следует давать ложную информацию даже тогда, когда это делает собеседник. Иначе тактический выигрыш (а он иногда бывает) может обернуться стратегическим поражением.
5.Разграничение. Установление границы между собеседником и предметом разговора — очень важный психологический принцип. В процессе общения мы зачастую отождествляем то, что говорит партнер, с ним самим (его личностными качествами) или даже с нашим отношением к нему.
Приятная информация, сообщенная неприятным собеседником, теряет половину своей привлекательности. Наше личное отношение к человеку, которого мы недолюбливаем, часто затрудняет объективную оценку информации, им сообщаемой.
Чтобы этого избежать, обращайте внимание, прежде всего на то, что именно вам сообщается, а не на то, и как сообщает. Короче говоря, отделение фактов от мнений (оценок), а мнений от эмоций является принципом построения конструктивной беседы.
Названные принципы проведения деловой беседы носят достаточно общий характер. Специалисты в области психологии общения конкретизировали их и составили правила проведения деловой беседы. Эти правила можно было бы назвать «техникой безопасности» при деловом общении.
