Этика секретарского труда

Понятие секретарь сегодня достаточно сложное и имеет много градаций- от секретаря-помощника руководителя, секретаря-референта, ученого секретаря, секретаря коллегии, секретаря учреждения, секретаря структурного подразделения до технического секретаря.

Ни одно учреждение, организация, предприятия,фирма не могут существовать без руководителя, осуществляющего организационно-распорядительную деятельность. В то же время любой руководитель нуждается в секретаре-референте берущем на себя организационное и информационное обслуживание, освобождающем его от нерациональной траты времени и умеющем поддерживать высокий авторитет руководителя. Секретарь связывает руководителя с внешним миром и сотрудниками фирмы, организует прием посетителей, телефонные переговоры, совещания, вовремя получает, обрабатывает, докладывает информацию и документы, оформляет их, хранит и предоставляет по первому требованию. Высококвалифицированному секретарю-референту поручается и подготовка документов. Совсем недавно малопопулярная и низкооплачиваемая профессия секретаря стала ныне одной из самых престижных в России. На рынке труда она имеет постоянный спрос, а высокая зароботная плата привела в секретари людей с высшим образованием из самых различных областей деятельности: учителей, переводчиков, инженеров и т.д. Все чаще встречаются среди секретарей и лица, имеющие среднее специальное образование.

Глава 1. Секретарь в структуре управления

1.1.Средства создания имиджа

Секретарь производит хорошее впечатление на поситителей, когда имеет собственную визитную карточку. Это подчеркивает ее значимость в фирме. Предпочтительно обращение к ней по имени отчеству.

Секретар целый день находиться на виду. Безусловно, ее одежда должна быть красивой и удобной. Одежда всегда играла огромную роль в жизни женщины. Женщины тратят на одежду много времени и средств, и это себя оправдывает, прежде всего потому, что только хорошо одетая женщина чувствует себя уверенно и комфортно.

Работая над формированием своего имиджа, целесообразно взглянуть на себя критически, оценить достоинства и недостатки своей внешности и учесть нижеследующие рекомендации. Ориентиром здесь должна быть такая установка: партнер по общению должен видеть вас одновременно делового человека и женщину. Мужчины ценят в женщине кроме деловых качеств внешнюю привлекательность и женственность. Поэтому производить впечатление «синего чулка» не стоит. Однако не должна возобладать и противоположная тенденция- превалирование женственности над деловитостью.

12 стр., 5798 слов

Имидж как средство воздействия на сознание человека статья

... психологических закономерностей восприятия и понимания человека человеком, специфики формирования феномена первого впечатления, социально-психологических эффектов и механизмов межличностного и межгруппового восприятия, изучение содержания ... теории и практики формирования имиджа — не пересекается ни с одним научным направлением в других науках, в том числе и в психологии. И это дает основание ...

Одежда. Предпочтение следует отдавать костюмам. Костюм дает гораздо больше возможностей для комбинирования. Он предполагает замену блузок, платков, шарфов, а также время от времени- юбки на брюки или одного жакета на другой. Платья допустимы только в жаркую погоду, причем только однотонные. Деловая одежда не может быть сексуально провоцирующей, облегающей. Под этот запрет попадает как слишком узкая и короткая одежда, так и слишком длинная. И все потому, что миниюбка, и струящийся шелковый балахон до пят одинаково успешно превращает женщину в сексуальный объект. А это-то и не разрещается в деловом мире. В любую погоду женщина на работе должна быть в колготках или чулках.

Походка. По мнению экспертов, оптимальная ширина шага, не лешающая женскую походку необходимой элегантности, составляет полторы длины ступни.

Цвет. Цвет ткани подбираетя в зависимости от цвета и характера кожи, волос, лица женщины. Ткани пастельных тонов идут только к хорошему цвету лица и гладкой коже, не имеющих каких-либо изъянов, родинок и т.д.

Помните, что сочетание юбка-кофта еще не является деловым костюмом. Чтобы юбка и блузка выглядели как элегантный деловой костюм, они должны быть тщательно подобраны по цветовой гамме и дополнены аксесуарами.

Укращения., Аксксуары.

Обувь. Не увлекайтесь обувью с вычурными, блестящими украшениями. Такая обувь редко подходит к деловому костюму. Самая простая одежда становиться элегантной, если на вас красивые туфли изящной формы, гармонирующие по цвету с элементами костюма. Сохранить даже к концу напряженного рабочего дня легкую, красивую походку помогает каблук средней высоты (около 5см).

Прическа должна быть строгой, но элегантной. В деловом стиле не допускаются распущенные волосы. Особое внимание обратите на кончики волос: сечение, пережженые волосы производят впечатление неопределенности, их обязательно нужно подстригать.

Макияж. Макияж является обязательным: накращеные губы, ресницы, немного румян, маникюр. Лак для ногтей желательно подбирать в тон губной помады, и уж во всяком случае он не должен быть кричащим (черным,синим,зеленым).

Длина ногтей- средняя.

Очки. Оправа очков должна быть средних размеров, пласмассовая или металлическая. Брюнеткам рекомендуется подбирать оправу в тон к волосам, блондинкам и рыжин-избегать оправ, цвет которых хоть как-то напоминает цвет их волос.

Парфюм. На работе нужно им пользоваться очень осторожно или не пользоваться вообще. Запах, который нравиться вам, может раздражать ваших коллег.

47 стр., 23402 слов

Становление социальной работы в пенитенциарных учреждениях

... социального работника в пенитенциарной системе РФ. Проанализировать основные направления деятельности и функции социального работника в пенитенциарной системе РФ. Проанализировать основные принципы социальной работы в пенитенциарной системе РФ. Определить наиболее эффективные и гуманистические методы социальной работы с заключенными. В данной работе ... эксперимент, анализ документов, экспертный опрос ...

Деловой набор.

1.2.Требования, предъявляемые к секретарю.

1.3.Организация работы секретаря

Секретарь работает в сфере управления. Управленческий труд, как и вообще любая работа сегодня, движется на основах научной организации труда, предполагающей такую рациональную постановку работы, при которой с наименьшими физическими, временными и финансовыми затратами достигаются наилучшие результаты.

В сфере управления все работают главны обраом с информацией и документами, выступающими ее носителями. Документ- объект и результат управленческого труда.

1.4. Должностная инструкция секретаря

Должностная инструкция- главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность секретаря, определяющий его права, положение в организации, характер работы. Секретарь опирается на этот документ в своих взаимоотношениях с сотрудниками.

Обязанности, права и виды работ, которые должен выполнять конкретный секретарь, требования в его профессиональным знаниям и умениям закрепляются в его должностной инструкции.